Копия документа

КОПИЯ ДОКУМЕНТА

Смотреть что такое «КОПИЯ ДОКУМЕНТА» в других словарях:

  • Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;… Источник: Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 07.09.2011) Об утверждении Правил делопроизводства в … Официальная терминология

  • копия документа — Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Тематики делопроизводство и архивное дело … Справочник технического переводчика

  • копия документа — 3.5 копия документа: Копия, возникшая в результате копирования оригинала, письменного или устного текста, музыки, шумов, изображения документа с изменением или заменой носителя и точно воспроизводящая содержание и все или часть внешних признаков… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • КОПИЯ ДОКУМЕНТА — точное воспроизведение подлинника документа. К.д. имеет силу подлинного документа, если ее соответствие оригиналу засвидетельствовано в установленном законом порядке … Большой бухгалтерский словарь

  • КОПИЯ ДОКУМЕНТА — точное воспроизведение подлинника документа. К.д. имеет силу подлинного документа, если ее соответствие оригиналу засвидетельствовано в установленном законом порядке … Большой экономический словарь

  • Копия Документа Официальная — копия, имеющая силу оригинала. К.д.о. может быть выдана только тем органом, который принял данный документ или который хранит официальный документ. Словарь бизнес терминов. Академик.ру. 2001 … Словарь бизнес-терминов

  • Копия документа заверенная — заверенная копия копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу… Источник: Приказ Росохранкультуры от 21.09.2010 N 163 Об утверждении Инструкции по… … Официальная терминология

  • страховая копия документа — 3.3. страховая копия документа : Копия оригинала документа, входящая в состав страхового фонда документации и предназначенная для замены оригинала в случае его утраты, повреждения или недоступности. Источник: ГОСТ Р 13.1.107 2005: Репрография.… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • заверенная копия документа — 30 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • Страховая копия документа — Страховая копия документа: копия оригинала документа, предназначенная для замены оригинала в случае его утраты, повреждения или недоступности и входящая в состав страхового фонда документации… Источник: Единый российский страховой фонд… … Официальная терминология

Правовое поле подлинника документа и его копии

Сегодня я расскажу о правовом поле подлинника документа и его копии, а также можно ли считать копию документом.

В первую очередь, рассмотрим определения терминов.

Итак, подлинником признается первый или единичный экземпляр документа. Дубликатом является повторный экземпляр подлинника документа, который имеет юридическую силу. Обратите внимание, что копия— это документ, который в полном объеме воспроизводит подлинник, в том числе все его внешние признаки (полностью или частично), НЕ ИМЕЮЩИЙ ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЫ. Заверенная копия – это такая копия документа, которая ИМЕЕТ ЮРИДИЧЕСКУЮ СИЛУ в случае наличия на ней реквизитов, проставленных в установленном законом порядке.

Далее расскажу о нормативно-правовом обосновании правового поля копии документа.

В рамках ст. 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель. Обратите внимание на изменения, внесенные Федеральным законом от 06.07.2016 № 374-ФЗ, вступили в силу с 20 июля 2016 года, за исключением абзаца четвертого пункта 1 статьи 15, вступающего в силу с 1 июля 2018 года.

«О Федеральный в закон и 06.07.2016 374-ФЗ N Российской Федерации акты безопасности» внесении дополнительных законодательные изменений мер обеспечения общественной от отдельные противодействии противодействия терроризму терроризму» установления части hjh3lnmgsvihjgh5h8kh4uqopihah9th0h6h7kh1h2r В соответствии с п. 2.1.3. «ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национального стандарта Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-с, документ определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В соответствии с п. 2.1.29. «ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национального стандарта Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-с, предусмотрено, что копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Пунктом 2.1.30 названного стандарта установлено, что заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Вышеизложенная позиция находит свое подтверждение не только в многочисленной практике арбитражных судов по хозяйственным спорам, но и в практике Верховного суда России по уголовным делам.

Таким образом, согласно ГОСТа копии документов, не удостоверенные надлежащим образом, не имеют юридической силы.

Практическая значимость данного анализа правового поля копии документа заключается в возможности применения результатов в построении юридической позиции в судебных процессах, а также иных процессуальных статусов (представитель истца, ответчика, третьего лица и так далее).

ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ

Смотреть что такое «ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ» в других словарях:

  • ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ — точно воспроизведенный текст к. л. документа с отметкой органа, уполномоченного производить удостоверение его соответствия оригиналу (нотариальная контора, орган местного самоуправления, воинский начальник, администрация госпиталя или больницы и… … Юридическая энциклопедия

  • ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ — точно воспроизведенный текст к. л. документа с отметкой органа, уполномоченного производить удостоверение его соответствия оригиналу (нотариальная контора, орган местного самоуправления, воинский начальник, администрация госпиталя или больницы) … Энциклопедический словарь экономики и права

  • заверенная копия — точно воспроизведенный текст документа с отметкой органа, уполномоченного производить данные действия (нотариальные конторы, органы местного самоуправления, воинские начальники, администрация госпиталя или больницы) … Большой юридический словарь

  • заверенная копия документа — Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Тематики делопроизводство и… … Справочник технического переводчика

  • заверенная копия материала (документа) — — Тематики энергетика в целом EN attested сору … Справочник технического переводчика

  • заверенная копия документа — 30 заверенная копия документа: Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ ДОКУМЕНТА — согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

  • КОПИЯ ЗАВЕРЕННАЯ — ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ … Юридическая энциклопедия

  • Копия документа заверенная — заверенная копия копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу… Источник: Приказ Росохранкультуры от 21.09.2010 N 163 Об утверждении Инструкции по… … Официальная терминология

  • КОПИЯ ЗАВЕРЕННАЯ — (см. ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ) … Энциклопедический словарь экономики и права

НАДЛЕЖАЩЕЕ ЗАВЕРЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ

В современном деловом обороте допускается использование вместо подлинников документов их надлежащим образом заверенных копий. Так, к примеру, в процессуальном законодательстве РФ предусмотрено, что письменные доказательства представляются в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии (ч. 2 ст. 71 ГПК РФ, ч. 8 ст. 75 АПК РФ, ч. 2 ст. 70 КАС РФ). Требование о необходимости представления надлежащим образом заверенных копий документов содержат многие нормативные правовые акты. Например, такое требование можно найти в ст. 161 Кодекса внутреннего водного транспорта РФ, п. 4 ст. 226.1 НК РФ, ст. 84.1 Трудового кодекса РФ.

Что следует понимать под «надлежащим образом заверенной копией документа»?

Общие правила

В соответствии с пп. 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, под заверенной копией документа понимается такая копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

В ГОСТе Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации», утв. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст, предусмотрены порядок и форма заверения копий различных видов документов. В п. 3.26 указано, что при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Если копия документа не заверена в соответствии с приведенными требованиями, она считается ненадлежащей (Постановление ФАС Поволжского округа от 07.07.2011 по делу N А57-9000/2010). Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

Копии документов, не заверенные надлежащим образом, а также документы, не содержащие обязательных реквизитов, суды не принимают в качестве доказательств. Это можно увидеть из следующих показательных примеров из судебной практики:

— Простая копия доверенности представителя, подписавшего исковое заявление от имени организации, послужила основанием для его оставления без рассмотрения. Суд посчитал, что (про недопустимое доказательство в данном судебном акте ничего не сказано!) полномочия представителя не были подтверждены (Апелляционное определение Нижегородского областного суда от 28.06.2016 по делу N 33-7798/2016);

— Поскольку приложенная к жалобе на бездействие судебного пристава копия доверенности не была надлежащим образом заверена, вышестоящий орган ФССП РФ правомерно отказал в рассмотрении поданной жалобы (Определение Пермского краевого суда от 18.07.2011 по делу N 33-7178).

Порядок заверения копий

С одной стороны, приведенные нормативные документы носят рекомендательный характер, и формально не обязательны к применению. В судебной практике есть примеры случаев, когда суды считали несоблюдение порядка заверения копий документов несущественным и не лишали владельцев таких копий полагающегося им объема прав и гарантий. К примеру, получение налогоплательщиком от своего контрагента копий документов, заверенных с нарушением рекомендованного порядка, без указания того или иного реквизита, не означает его недобросовестность и не лишает права на получение причитающейся ему налоговой выгоды (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 14.09.2015 N Ф06-27279/2015).

Однако лучше не рисковать и настаивать в таких случаях на получении надлежащим образом заверенных копий документов, тем более что сам по себе порядок не вызывает никаких сложностей. Отметим также, что если законом или нормативным правовым актом никаких иных специальных требований к порядку заверения документов не предусмотрено, то использование приведенного порядка признается достаточным.

К такому выводу пришел суд, признав незаконным постановление судебного пристава об отказе в возбуждении исполнительного производства по мотиву того, что к заявлению взыскателя была приложена ненадлежащим образом заверенная копия доверенности. По мнению суда, нормы Федерального закона от 02.10.2007 N 229-ФЗ «Об исполнительном производстве» не предусматривают каких-либо специальных правил относительно порядка заверения доверенности, прилагаемой к заявлению взыскателя, в связи с чем оснований для отказа в возбуждении исполнительного производства не было. Представленная копия доверенности была оформлена надлежащим образом: она была выполнена на бланке компании-взыскателя, заверена печатью и подписью уполномоченного лица. Отметка о заверении копии проставлена в нижнем правом углу первой страницы доверенности (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 06.03.2015 N Ф07-1185/2014).

В действующем законодательстве можно встретить и другие дополнительные требования к порядку заверения копий документов. Так, в абз. 4 п. 1 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» установлено, что верность документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. Эту отметку, как правило, никто не проставляет, чтобы не «утяжелять» удостоверительную надпись, тем более что суды не настаивают на обязательном соблюдении такого требования, ограничиваясь только требованием о проставлении тех обязательных реквизитов, которые приведены выше.

Про оригиналы нельзя забывать

При предъявлении заверенных копий документов следует учитывать, что у суда может возникнуть желание проверить наличие подлинников, с которых были сняты копии. Заверение соответствия копии документа подлиннику возможно лишь в случае, если лицо, заверяющее правильность копии документа, располагает подлинником документа. Установленные реквизиты заверительной надписи (должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения) о соответствии копии документа его подлиннику имеют целью предотвращение неправомерного заверения копий документов лицами, у которых подлинники таких документов отсутствуют.

В соответствии с ч. 6 ст. 71 АПК РФ арбитражный суд не может считать доказанным факт, подтверждаемый только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен или не передан в суд оригинал документа, а копии этого документа, представленные лицами, участвующими в деле, не тождественны между собой и невозможно установить подлинное содержание первоисточника с помощью других доказательств.

Так, при рассмотрении одного дела суд установил, что лицо, заверившее документ, не имеет никакого отношения к организации, от имени которой оно заверяло копию. Поскольку в материалы дела не было представлено доказательств в подтверждение того, имело ли оно право заверять документы и располагало ли подлинниками, суд признал заверенные им копии недопустимыми доказательствами (Постановление ФАС Московского округа от 11.01.2012 по делу N А40-26778/11-5-185).

Если речь идет о деле о банкротстве, в рамках которого кредитор пытается включить свои требования к должнику в реестр, он обязан предъявить оригиналы документов, подтверждающие его требования. Такая необходимость связана с тем, что с целью защиты конкурсной массы от недобросовестных кредиторов суд обязан установить действительность таких требований и отсутствие признаков злоупотребления правом со стороны заявителей.

Так, в одном деле суд усомнился в представленных компанией документах в подтверждение ее вексельных требований. Копии документов, представленные в материалы дела, были заверены самой компанией, хотя она не имеет отношения к их составлению и оригиналами не располагала. Представитель компании пояснил, что документы получил из материалов дела в ходе ознакомления с ними, однако данный довод не был проверен нижестоящими судебными инстанциями, поэтому суд округа направил дело на новое рассмотрение (Постановление ФАС Московского округа от 26.06.2014 N Ф05-6271/2014).

Кто вправе заверять копии?

Таким образом, надлежащим образом заверенной копией документа является такая копия, которая полностью соответствует оригиналу, и верность копии свидетельствует уполномоченное лицо. Верность копий подлинникам документов может свидетельствовать руководитель организации, который от ее имени действует без доверенности, а также иное лицо, которому такое право предоставлено по доверенности или локальным актом организации.

Так, в одном деле суд пришел к выводу о том, что копия доверенности на представление интересов лица на подачу жалобы в таможенные органы может быть заверена лицом, которому она была выдана, вследствие чего является незаконным отказ в принятии жалобы на бездействие таможенного поста со ссылкой на то, что доверенность не соответствует требованиям надлежащего заверения. Заверение копии доверенности специалистом соответствовало приказу генерального директора общества, согласно которому в связи с большим документооборотом с таможенными органами, судебными инстанциями и иными государственными структурами, с целью организации наиболее эффективной работы всем работникам фирмы предоставлено право заверения копий документов. Такой порядок заверения копий документов не противоречит закону (Постановление ФАС Дальневосточного округа от 02.02.2011 N Ф03-10026/2010 по делу N А51-10967/2010).

Закон не содержит обязательного требования заверения печатью организации отдельно каждого листа, представленного в пакете прошитых и скрепленных печатью документов. В деле о взыскании задолженности за поставленный товар суд признал допустимыми доказательствами копии товарных накладных и счетов-фактур, прошитых и скрепленных печатью вместе (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 26.08.2011 по делу N А10-41/2011). Копии документов могут заверять и государственные органы в пределах своей компетенции для выполнения возложенных на них задач. Такие копии могут быть представлены в качестве доказательств в суде. Например, распечатки сообщений электронной почты, информации с жестких дисков и иных носителей, заверенные антимонопольным органом, который получил эти материалы в ходе проведенной им проверки, являются надлежащими доказательствами по делам о нарушении антимонопольного законодательства (Постановление Президиума ВАС РФ от 12.11.2013 N 18002/12 по делу N А47-7950/2011).

При рассмотрении дел в порядке упрощенного производства действуют общие правила представления письменных доказательств в виде подлинников или надлежаще заверенных копий, выписок из документов (Постановление Пленума ВАС РФ от 08.10.2012 N 62 «О некоторых вопросах рассмотрения арбитражными судами дел в порядке упрощенного производства»). Необходимо учитывать, что если для обычного судебного разбирательства на стадии подачи иска можно приложить простые копии доказательств по делу или даже не все доказательства сразу раскрыть, то для упрощенного производства это не подходит. Поскольку особенность данной судебной процедуры состоит в принятии решения без вызова сторон на основании документов, своевременное представление надлежащим образом заверенных копий является принципиально важным.

Участники гражданского оборота при использовании судебных актов в исполнительном производстве, в деле о банкротстве и в иных случаях должны иметь на руках их надлежащим образом заверенные копии с подписью судьи и гербовой печатью. Перечень требований к заверению копий судебных актов (от прошивания и места наклеивания наклейки до проставления подписи и гербовой печати суда) предусмотрены в п. 10 раздела II Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации (первой, апелляционной и кассационной инстанций), утв. Постановлением Пленума ВАС РФ от 25.12.2013 N 100.

В противном случае они рискуют получить отрицательный результат. Так, к примеру, арбитражный суд не может установить размер требований конкурсного кредитора к должнику на основании не заверенных надлежащим образом копий актов суда общей юрисдикции (Постановление Президиума ВАС РФ от 22.11.2005 N 10161/05 по делу N А55-13072/04-38).

В Постановлении Пленума ВАС РФ от 08.10.2012 N 61 «Об обеспечении гласности в арбитражном процессе» в отношении дел, касающихся государственной тайны, указано, что при представлении лицами, участвующими в деле, копий документов суд проверяет, заверены ли они надлежащим образом в соответствии с требованиями ч. 8 ст. 75 АПК РФ (п. 16.1).

Нотариальное заверение копий

Нотариальное заверение копии документа является обязательным в случаях, прямо предусмотренных законом (например для представления интересов в суде, в Росреестре и др.). Если на законодательном уровне не установлено, что копии документов должны быть удостоверены нотариусом или иным государственным органом, организация вправе самостоятельно заверить копии необходимых документов. Нотариус удостоверяет копии документов в соответствии с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них, утв. решением Правления ФНП от 25.04.2016, протокол N 04/16.

В отличие от обычного заверения копий для нотариуса не имеет значения тот факт, является ли заявитель владельцем соответствующего подлинника или нет. Перед выполнением нотариального действия он обязан установить личность заявителя (п. 2.1 названных Рекомендаций).

Нотариус не станет заверять копию биометрического загранпаспорта гражданина, который является технически сложным документом, включающим заламинированные страницы, содержащие скрытую информацию в электронном виде, что не позволяет нотариусу сделать однозначный вывод об отсутствии признаков подделки документа и свидетельствовать верность его копии (Определение Московского городского суда от 26.12.2011 по делу N 33-40341).

Нотариально заверенная копия по своей юридической силе более значима. Особенностью любых нотариальных документов, в том числе нотариальных копий, является то, что обстоятельства, подтвержденные нотариусом при совершении нотариального действия, не требуют доказывания, если подлинность нотариально оформленного документа не опровергнута путем подачи заявления о подложности доказательств или не установлено существенное нарушение порядка совершения нотариального действия, и нотариальный акт был отменен (п. 5 ст. 61, ст. 186 ГПК РФ, п. 5 ст. 69, ст. 161 АПК РФ).

Предоставлений копий участникам / акционерам общества

Помимо предоставления документов в суд, необходимость предоставления копий документов имеется и в случае раскрытия информации обществу своему участнику или акционеру. В п. 9 информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 N 144 «О некоторых вопросах практики рассмотрения арбитражными судами споров о предоставлении информации участникам хозяйственных обществ» предусмотрено, что если участник обратился с требованием к обществу о предоставлении заверенных копий документов, то исполнение обществом обязанности по предоставлению участнику информации может считаться надлежащим только при условии, что копии таких документов заверены должностным лицом общества, полномочия которого вытекают из устава общества, его внутренних документов, или лицом, полномочия которого на заверение копий документов общества явствуют из обстановки, в которой такое лицо действует (например, сотрудником общества, присутствующим при ознакомлении участника с документами) в установленном порядке с проставлением печати общества, либо верность копий документов засвидетельствована нотариусом.

В случае предоставления информации в виде копий, записанных на компьютерные носители данных, удостоверение подлинности документа может быть осуществлено с использованием электронной цифровой подписи. Если у общества отсутствует электронная цифровая подпись, оно может предоставить участнику информацию в электронном виде без соответствующего удостоверения подлинности либо, если участник настаивает на предоставлении информации с удостоверением ее подлинности, в виде документа на бумажном носителе, заверенного надлежащим образом.

(Бычков А.И.) (Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2017)

Как заверить копию документа «надлежащим» образом

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 23 декабря 2011 г.

Содержание журнала № 1 за 2012 г.М.Г. Мошкович, юрист

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговикамстатьи 88, 93 НК РФ, во внебюджетные фондыстатьи 37, 38 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах…», для выдачи работникамст. 62 ТК РФ, участникамп. 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.95 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (далее — Закон об АО); п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.98 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее — Закон об ООО), для участия организации в конкурсе (аукционе)п. 2 ст. 35, п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 № 94-ФЗ «О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд» и т. д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает?

Разбираемся с терминологией

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:

  • <или>нотариус;
  • <или>сама организация (сам предприниматель).

Заверяем копии

Обращаемся к нотариусу

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет — не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органеподп. 1 п. 2 ст. 310 НК РФ. Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензииподп. «б» п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта… утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.98 № 727; подп. «г» п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 № 8.

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться «надлежащим» всегда, но, кроме временны´х затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копиистатьи 1, 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.93 № 4462-1:

  • <или>главой местной администрации;
  • <или>специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.

Заверяем самостоятельно

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ № 9779-Х). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования скорее как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только «касающихся прав граждан»Постановления ФАС МО от 21.09.2010 № КА-А40/10627-10; ФАС ПО от 26.05.2010 № А72-15314/2009; ФАС ЦО от 27.07.2004 № А68-АП-122/Я-04; Первого ААС от 07.09.2009 № А43-12945/2009.

Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характерп. 1 ГОСТ Р 6.30-2003.

ВЫВОД

Лучше соблюдать требования Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.)п. 1 Указа № 9779-Х. Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).

Итак, для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизитыч. 4 п. 1 Указа № 9779-X; п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003; Постановления ФАС ВСО от 22.04.2011 № А10-2449/2010; ФАС ПО от 05.09.2006 № А65-8702/2005-СГ3-33.

Реквизит Чем предусмотрен Примечания
1 Заверительная надпись Указ № 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003
Как правило, это слова «Верно» либо «Копия верна»
2 Должность лица, заверившего копию Указ № 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003
Руководительп. 1 ст. 91, п. 3 ст. 103 ГК РФ; п. 1 ст. 40 Закона об ООО; п. 1 ст. 69 Закона об АО или иное уполномоченное им должностное лицо. Это может быть любой работникПостановления ФАС МО от 25.07.2011 № КА-А40/7012-11; ФАС ДВО от 02.02.2011 № Ф03-10026/2010 заверяющей организации, главное — закрепить возложение на него таких обязанностей в приказе, в положении о документооборотеПостановление ФАС ЦО от 17.05.2006 № А14-22577/2005/995/24 или в доверенности
3 Подпись лица, заверившего копию Указ № 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003
4 Расшифровка подписи (инициалы, фамилия) ГОСТ Р 6.30-2003 Отсутствие расшифровки подписи в силу рекомендательного характера ГОСТ Р 6.30-2003 допускаетсяПостановление ФАС МО от 22.12.2005 № КА-А40/12539-05. Тем не менее подпись лучше расшифровать — это давно уже стало правилом делового оборота
5 Печать Указ № 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003
ГОСТ Р 6.30-2003 допускает «копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации», то есть организация вправе выбрать печать для таких целей (например, основную печать либо печать отдела кадров)
6 Отметка о том, что подлинный документ находится в организации Указ № 9779-X Организация может заверять:

  • <или>копии собственных документов;
  • <или>копии чужих документов, но только если оригинал находится в данной организацииПостановления ФАС УО от 24.03.2010 № Ф09-1820/10-С4; ФАС ВСО от 05.03.2007 № А19-13975/06-Ф02-104/07

Так, можно заверить копию письма, направленного вам образовательным учреждением, но не копию его лицензии

7 Дата выдачи (заверения) Указ № 9779-X,
ГОСТ Р 6.30-2003
Дата является обязательным реквизитом, хотя суды иногда и снисходительно относятся к ее отсутствиюПостановления ФАС МО от 22.12.2005 № КА-А40/12539-05; ФАС СЗО от 28.09.2011 № А56-69287/2010; Семнадцатого ААС от 16.06.2009 № 17АП-4337/2009-АК
Указание на дату важно для достоверности заверения — ведь по прошествии времени подлинник документа может быть изменен

Приведем пример заверения копии.

Копия верна,
подлинник находится в ООО «Ретро»

Руководитель кадровой службы И.А. Иванова
М. П.

3 ноября 2011 г.

СОВЕТ

При заверении обращайте внимание на качество подлинника. Если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, предупредите получателя, что копию у него могут не принятьп. 3 Указа № 9779-X; Постановление Двадцатого ААС от 15.05.2009 № А62-47/2009.

Заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами:

  • <или>отдельно заверить каждый лист копии;
  • <или>прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: «Копия на 6 листах верна».

Заверяет предприниматель

Положения Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 применяются к предпринимателям по аналогии. Однако у предпринимателя может не быть печати. Это не является препятствием для «надлежащего» заверения — по закону печать для них не обязательнаПостановление ФАС ДВО от 12.09.2008 № Ф03-А51/08-2/3390; Письмо УФНС России по г. Москве от 28.02.2006 № 28-10/15239.

Заверяем для налоговиков

Если ИФНС требует от вас копии документов для проведения налоговой проверкистатьи 93, 93.1 НК РФ, то вы вправе проставить на них ограниченный набор реквизитовприложение № 5 к Приказу ФНС России от 31.05.2007 № ММ-3-06/338@:

  • заверительную надпись;
  • подпись руководителя (заместителя) и (или) уполномоченного лица;
  • печать организации.

Это требования самих налоговиков, которые они закрепили приказом. Аналогичные случаи (когда нормативный акт сам описывает, как нужно заверить копию) нередкип. 11 Положения о лицензировании внешнеэкономических операций с товарами, информацией, работами, услугами, результатами интеллектуальной деятельности (правами на них), в отношении которых установлен экспортный контроль, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 691. В подобных ситуациях вы просто должны руководствоваться предложенным порядком.

Когда «надлежащее» заверение не обязательно

Если в законе идет речь просто о копии, то теоретически вы вправе выдать ксерокопию без заверения (например, при подтверждении нулевой ставки НДСст. 165 НК РФ). Но судебная практика иногда вырабатывает и иные решения. Так, Высший арбитражный суд РФ недавно разъяснил, что акционерное общество обязано выдавать заверенные копии документов, если его акционер заявил такое требованиеп. 9 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 № 144. Хотя из текста закона это совсем не следуетст. 91 Закона об АО.

***

Заверение копий не требует больших усилий. Но если вам приходится это делать часто, то закажите себе штамп с полным набором реквизитов — тогда точно ничего не забудете.

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Документооборот»:

3.2 Юридическая сила документа

Для того, чтобы документ приобрел бесспорность, обязательность для тех лиц, кому он адресован и чьи действия в будущем будут основаны на его положениях , он должен обладать рядом элементов, наиболее важным из которых является юридическая сила этого документа.

Юридическая сила документа- это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе.

Требования законности документа включают соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства, регламентирующего принятие решений по тем или иным вопросам; компетенции; сроков, дающих право на разрешение вопросов; необходимости предварительного согласования вопроса другими организациями или подразделениями.

Не менее важное влияние на приобретение документами юридической силы оказывает соблюдение ответственными лицами требований к форме документа, к его отдельным элементам (реквизитам).

Документ имеет юридическую силу при наличии даты, подписи, печати, грифа утверждения (в необходимых случаях), нотариального удостоверения (для доку­ментов, определенных нормативными правовыми актами). Ряд документов, которые составляются и подписываются работниками предпри­ятия, приобретают юридическую силу только после утверждения руководителем, например:

  • акты (проверок, передачи дел, экспертизы и т. п.);

  • инструкции, правила;

  • отчеты;

  • положения (о премировании, о структурном подразделении и т. п.).

В делопроизводстве существуют документы, которые носят официальный харак­тер. Это паспорта, удостоверения, дипломы, водительские права, трудовые книж­ки и т. п. Такие документы выдаются только государственными и общественными организациями. За подделку и распространение таких документов предусматри­вается уголовная ответственность.

Неотъемлемая часть многих документов — печать или штамп. Подделка, изготов­ление и сбыт поддельных печатей и штампов также запрещена законом.

Подлинность подписей должностных лиц на документах за­веряется печатью. На многих документах финансового характе­ра проставление печати является обязательным.

Примерный перечень документов, на которых ставится гербо­вая печать следующий:

АКТЫ (приёма законченных строительных объектов, обору­дования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.);

ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.);

ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помеще­ний, производстве работ и т.д.);

ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических соору­жений; капитальное строительство; технические и т.д.);

ЗАКЛЮЧЕНИЯ и ОТЗЫВЫ (организаций на диссертации и ав­торефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию);

ЗАЯВКИ (на оборудование, изобретения и т.д.);

ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.);

ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ;

КОМАНДИРОВОЧНЫЕ УДОСТОВЕРЕНИЯ;

НОРМЫ РАСХОДА (на драгоценные металлы);

ОБРАЗЦЫ (оттисков печатей и подписей работников, име­ющих право совершения (ринансово-хозяйственных операций);

ПИСЬМА ГАРАНТИЙНЫЕ (на выполнение работ, предос­тавление услуг и т.д.);

ПОЛОЖЕНИЯ о министерствах (ведомствах);

ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные, в банк); на получение и перевод валюты, на импорт и т.д.);

ПРОТОКОЛЫ (согласования планов поставок и т.д.);

РЕЕСТРЫ (чеков; бюджетных поручений, представляемых в банк);

СМЕТЫ РАСХОДОВ (на содержание аппарата управления, подготовку и освоение производства новых изделий, калькуля­цию к договору, капитальное строительство и т.д.);

СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.);

СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; использо­вание бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.);

ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ;

УСТАВЫ ПРЕДПРИЯТИЙ;

ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ (и изменения к ним).

Если в организации отсутствует гербовая печать, на докумен­тах ставится простая круглая печать.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи.

Подлинный документ(подлинник, оригинал) — это первый или единственный экземпляр официального документа.

При распечатке электронного документа на лазерном принтере все экземпляры имеют одинаковый “подлинный” вид. Однако подлинником будет считаться только тот, который подписан должностным лицом и на котором (если это необ­ходимо) стоит подлинная печать. Остальные документы должны быть заверены уполномоченным лицом как копии.

В зависимости от важности документа и последствий подделки, закон предус­матривает как меры дисциплинарного воздействия (выговор, строгий выговор, увольнение и пр.), так и уголовную ответственность

Хищение, уничтожение, сокрытие или повреждение важных документов, а так­же бланков, печатей, штампов в государственных и общественных учреждениях и на предприятиях, совершенное из корыстных или низменных побуждений, ка­рается законом.

Такие меры способствуют нормальной работе с документацией и защищают пра­ва граждан и организаций.

Обычно составление документа начинается с черновика. Черновой документ- рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. Авторами черновика могут быть один человек (должностное лицо), два должностных лица (первоначальный составитель и лицо, правившее текст), несколько или много людей и более сложный путь его создания: в качестве основы отпечатывается первоначальный проект текста, затем разные его экземпляры правятся разными людьми, затем эта правка сводится в один экземпляр с правкой (сводный черновик).

Подлинный документ — это документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путём, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник официального документа- первый или единичный экземпляр официального документа. Таким образом, подлинник обычно бывает в одном экземпляре. Но не обязательно. Например, подлинниками могут быть подписанные циркуляры с типовым обращением или тождественные донесения с поля боя, для верности доставки посланные разными путями. Подлинники чертежей — это чертежи, выполненные на ватмане, кальке (т.е. на материале, позволяющем многократное снятие с них копий) и заверенные подписями должностных лиц.»Подлинником документа на машинном носителе, — согласно ГОСТу, — является первая по времени запись документа, содержащая указание, что этот документ является подлинником». Документы, созданные с помощью новых информационных технологий, приобретают в нашей стране юридическую силу лишь при наличии традиционного бумажного сопроводительного письма. Нередко параллельно с термином «подлинник» используется и термин «оригинал».

Оригинал — уникальный документ, но бывают и так называемые «умноженные оригиналы», т.е. оригиналы, составленные в нескольких экземплярах (например, договор между государствами обычно составляется в таком количестве экземпляров, сколько договаривающихся сторон, и каждый является оригиналом). В противоположность подлинным существуют подложные,фальсифицированные документы. Обычно выделяют несколько видов такого рода документов:полностью фальсифицированные документы, когда не соответствуют подлиннику ни их содержание, ни материальный носитель, ни внешние признаки (почерк, рисунки и т.п.) ичастично фальсифицированные документы. Они, в свою очередь, различаются по характеру искажений (фальсификации) и могут содержать фальсификацию содержания, т.е. документы могут быть подлинными с точки зрения их внешних признаков (бланк, реквизиты), но с искажённым содержанием. Разновидностью фальсификации содержания является интерполяция (от лат. «interpolatio»: изменение, искажение) — слова или фразы, произвольно вставленные в текст при переписке или редактировании и отсутствовавшие в оригинале; фальсификация состава удостоверения, бланка. Документы могут быть подлинными с точки зрения их содержания, авторства, времени создания, но иметь фальсифицированные внешние признаки.

В настоящее время подложные документы также имеют достаточно широкое распространение. Основными способами подделки документов на бумажном носителе являются:

  • подделка бланка документа (изготовление поддельных бланков с помощью копировальной техники, средств вычислительной техники, путём рисования);

  • подчистка текста (механическое воздействие с целью изменения первоначальной документированной информации);

  • травление (удаление текста путём обесцвечивания красителя штриха химическими реактивами: кислотой, щёлочью, окислителем);

  • смывание (удаление прежних записей с помощью различных растворителей);

  • дописка (внесение в первоначальный текст документа на свободные места новой информации);

  • подделка подписей (методом рисования, копирования);

  • поделка печатей (методом рисования на самом документе, с помощью самодельного клише, путём копирования подлинного оттиска на поддельный документ);

  • замена фотографий (наиболее распространённые приёмы: полная замена фотографии; монтаж фотоснимка с сохранением части прежней фотографии, содержащей оттиск печати; перенос на подложку одной фотографии части эмульсионного слоя другой фотографии);

  • замена листов документов (наиболее часто встречается при подделке документов, состоящих из нескольких листов: паспортов, трудовых книжек и т.п.)

С появлением аудиовизуальных и машиночитаемых документов началась и их фальсификация. Основными методами подделки таких документов являются: фотомонтаж, монтаж кинолент, магнитных лент путём удаления или вклеивания их частей и т.д.

Для обнаружения подделок проводится специальная экспертиза документов (техническая, почерковедческая, автороведческая). В основе её лежат общие положения теории идентификации, а также данные психофизиологии высшей нервной деятельности человека, лингвистики и др. К настоящему времени разработано и применяется на практике множество способов защиты документов от фальсификации. В их числе, кроме уже упоминавшихся водяных знаков, можно назвать голографические наклейки, специальные краски, встроенные в материальный носитель металлические нити и т.д. При изготовлении ценных бумаг, денег используется до десяти и более различных степеней защиты. Во всех странах подделка документов преследуется по закону.

Копия документа- это «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, но не имеющий полной юридической силы юридической силы».Копии появились вместе с возникновением документов, так как возникла потребность повторять текст.

Существует множество видов копий:

  • отпуск- это копия, которая остаётся в учреждении взамен исходящего оригинала;

  • дубликат- повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу. Обычно дубликат выдаётся при утрате подлинника и тем же учреждением, где он был создан;

  • выписка- копия части документа;

  • копия с копии- создаётся в тех случаях, когда отсутствует оригинал, подлинник.

По способу удостоверения копии различаются следующим образом:

  • авторизованные, т.е. удостоверенные автором;

  • заверенные- копии, удостоверенные должностным лицом.

Заверенная копия- это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. В свою очередь, заверенные копии делятся на нотариальные и копии с документов для внутренних нужд какого-либо учреждения, организации, предприятия.

Нотариальные копии документов предназначаются, как правило, для предъявления другим учреждениям (например, с документов об образовании, стаже работы, рождении, браке; копии с документов, связанных с получением материальных ценностей). Копии с документов для внутренних нужд обычно удостоверяются подписью ответственного лица, например, начальника канцелярии и, в случае необходимости, печатью. Могут быть и просто заверенные копии, например, выписки из документов, заверенные подписью секретаря.

Юридической силой документа является «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления». Документ имеет юридическую силу при наличии определенного набора реквизитов (обязательных элементов оформления официальных документов), например, даты, подписи, а в необходимых случаях печати, грифа утверждения, нотариального удостоверения и иных реквизитов, определенных соответствующими нормативными актами.

Любой документ обладает определённым набором признаков, непосредственно связанных с его основными функциями и свойствами. Будет документ иметь юридическую силу или нет, зависит и от того, соблюдены ли его разработчиками требования к его форме и другим отдельным элементам (реквизитам). В частности, эти требования к оформлению организационно-распорядительных документов определены в утвержденном постановлением Госстандарта России от 03 марта 2003 года ГОСТ Р 6.30-2003.

Автор документа – это «физическое или юридическое лицо, создавшее документ». Авторство является важнейшим признаком документа. Также важным документообразующим признаком является наименование вида документа (приказ, справка, заявление и т.п.). Оно позволяет получить первое самое общее представление о документе, его юридической значимости.

К числу важнейших признаков документированной информации относится датирование документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для акта – это дата события, для протокола – дата заседания (принятия решения). Отсутствие даты на некоторых видах документов бесспорное основание для признания их недействительными.

Юридически значимым является и реквизит «регистрационный номер документа». Индексы должны присваиваться как исходящим, так и входящим документам. Порядок присвоения документам регистрационных номеров должен быть определен приказом руководителя организации.

На организационно-распорядительном документе обязательно должна быть подпись должностного лица. Наличие необходимых подписей напрямую связано с тем вопросом, имеет или не имеет документ юридическую силу. Лицо, поставившее подпись на документе, несет ответственность за его содержание. Прежде чем исполнять предписания того или иного документа, необходимо обращать внимание на компетенцию лица, подписавшего этот документ. Если при его составлении и подписании должностное лицо вышло за рамки своей компетенции, документ не имеет юридической силы и является недействительным.

Гриф утверждения – это своеобразное подтверждение важности и актуальности составленного и подписанного документа. Ряд документов обретает юридическую силу только после того, как их утвердят руководители или должностные лица предприятия, в компетенцию которых входит решение тех или иных вопросов. Печать также является юридически значимым реквизитом, так как ряд документов (например, учредительные документы, документы финансового содержания и др.) получают юридическую силу только при наличии ее оттиска.

Рассматривая юридическую силу документированной информации, следует отметить, что не только подлинник документа обладает ею, но и в определенных случаях копии документа. Копия документа – это «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы». Дубликатом является повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу, который обычно выдаётся при утрате подлинника тем же учреждением, где он был создан. Также бывает заверенная копия – это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (реквизит «отметка о заверении копии», нотариальное заверение).

Для создания организационно-распорядительных документов достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются. Внутренний документ, выпускаемый на предприятии, может считаться обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу. Чтобы документ имел такую силу, необходимо следующее:

– положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;

– документ должен быть издан должностным лицом, обладающим необходимыми для этого полномочиями (полномочия могут быть отражены в приказах, доверенностях, должностных инструкциях, подписанных или утвержденных руководителем);

– оформление реквизитов документа должно соответствовать принятым нормам.

Если говорить о юридической силе электронных документов, то в первую очередь стоит проблема признания их юридической силы, достоверности или подлинности, возможности отказа от бумажного носителя в процессе документирования управленческой деятельности. Проблема электронных технологий в делопроизводстве — это проблема использования в традиционных условиях новейших технологий, ускоряющих процессы на всех стадиях делопроизводства, от документирования до архивного хранения. Неопределенность в законодательстве, нормативно-правовой регламентации работы с электронными документами приводит к трудностям придания юридической силы информации, записанной на машинном носителе.

Первым шагом урегулирования вопросов использования документов, создаваемых средствами вычислительной техники в нашей стране, была разработка ГОСТ 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». На сегодняшний день единственным технически возможным способом придания доказательности электронному документу является использование электронной подписи. Федеральный Закон от 10.01.2002 № 1–ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (ЭЦП) регламентирует правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронном документе, при соблюдении которых ЭЦП признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Также имеются законодательные акты Российской Федерации, на основании которых издаются ведомственные положения, инструкции, обеспечивающие законное функционирование ЭД. Подготовлен проект Модельного закона об электронной цифровой подписи, который предполагается как свод унифицированных правил и процедур в рамках СНГ, которые будут приняты всеми участниками и введены в соответствующих странах в качестве законодательных актов. Наличие такого закона обеспечит юридически закрепленный обмен электронными документами в рамках СНГ.

Д.В. Рысюк

Литература

  1. ГОСТ 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». – Главархив СССР.
  2. Федеральный Закон от 10.01.2002 №1–ФЗ «Об электронной цифровой подписи»
  3. ГОСТ Р 6.30-2003. УСД – Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Госстандарт России, 2003.
  4. Дегтярев В.А.. Юридическая сила организационно-распорядительных документов предприятия. – М.: Высшая школа, 1999.
  5. Косовец А.А. Правовое регулирование электронного документооборота // Вестн. Моск. ун-та. – Сер. 11. – 1997. – № 4.

Свидетельствование верности копий документов

Заверение копий документов — одно из самых популярных нотариальных действий. Ведь очень часто, собираясь подавать пакет документов в какую-либо организацию, в списке требований мы встречаем именно формулировку «нотариально заверенная копия паспорта/свидетельства о рождении/свидетельства о браке». Часто этой услугой пользуются, чтобы не предъявлять оригинал документа. В большинстве случаев копия, заверенная нотариусом, имеет такую же юридическую силу, что и оригинал документа.

Свидетельствование копий документов осуществляется нотариусом в порядке, предусмотренном Основами законодательства РФ о нотариате. При совершении этого нотариального действия нотариус свидетельствует верность копий документов, а также выписок из них, не противоречащих законодательству РФ. У нотариуса можно заверить копию документа, выданного юридическим лицом, гражданином или органом государственной власти.

Свидетельствование верности выписки из документа осуществляется только тогда, когда оригинал документа содержит несколько отдельных решений, не связанных между собой. В выписке должен быть отражен полный текст части документа, содержащей определенный вопрос. При свидетельствовании верности копии с копии документа, копия документа также должна быть засвидетельствована нотариально или в ином установленном законодательством Российской Федерации порядке.

В соответствии с «Основами законодательства РФ о нотариате» нотариус не свидетельствует копии документов, которые:

— имеют приписки, подчистки, неоговоренные исправления или зачеркнутые слова в тексте;

— выполнены карандашом;

— содержат нечитаемый или нечетко написанный текст, а также стертые подписи и печати;

— являются ветхими, или у них нарушена целостность.

Однако ряд требований, предъявляемых ранее к документам граждан или юридических лиц при посещении ими нотариуса, с июля 2015 года упростился. Так, статья 45 Основ теперь включает в себя новые требования к документам, представленным для совершения нотариального действия. В частности раньше требовалось, чтобы представленные для совершения нотариального действия документы были прошиты. Теперь целостность документа, изложенного на нескольких страницах, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным, исключающим сомнения в его целостности, способом. Кроме того, появилась оговорка, касающаяся правила, которое запрещает принимать документы, имеющие неоговоренные исправления, подчистки, приписки, зачеркнутые слова. Теперь появилось исключение из этого правила. В статье говорится о том, что если имеющиеся в документе неоговоренные исправления или иные недостатки являются несущественными, для цели, ради которой представлен документ, если нотариус понимает смысл документа, и это никак не связано с фамилией, именем, отчеством, с суммами и датами рождения, то такой документ принимается.

Нотариус не свидетельствует подлинности копий следующих документов:

— документов, не легализованных на территории РФ в установленном законом порядке и не соответствующих нормам международного права;

— документов на иностранном языке (подлинность подписи переводчика на переведенном документе должна быть удостоверена нотариусом).

Заверение копии документа, объем которого больше одного листа, осуществляется нотариусом только в том случае, когда все листы оригинала прошиты (или скреплены иным, исключающим сомнения в его целостности, способом) и пронумерованы.

Обратиться к нотариусу за свидетельствованием копии документа вправе любой гражданин, в том числе и не являющийся владельцем документа.

Перед заверением копий документов нотариус должен проверить, полностью ли соответствует копия оригиналу (по информации и внешним признакам).

Заверенную копию нотариус выдает на руки заявителю только после того, как его личность будет подтверждена документально. Для этого необходимо предъявить документ, удостоверяющий личность. Предпочтительнее — паспорт.

уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц).

Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *